El uso de Smartphones en las reuniones de trabajo. ¿SABE CUÁNTO LE CUESTA A SU ORGANIZACIÓN Al AÑO?

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Por: Alex Carpio Carpio

Con frecuencia la mayor parte de las organizaciones destinan varias horas de cada semana a “reuniones ejecutivas” en las cuales sus directivos y colaboradores se sientan a revisar datos relevantes de la empresa y definir las acciones y proyectos que les permitan alcanzar las metas planteadas. ¿Cuántas de estas reuniones terminan dentro de los tiempos previstos, y se realizan de manera realmente productiva?

Según una investigación presentada por Pew Research Center y publicada en semana.com reveló que el 82% de ejecutivos encuestados que utilizan smartphones considera “dañino” para la conversación que se utilice el móvil cuando se está en grupo, sin embargo, el 89% aceptó que tiene ese mal hábito y admitió haber utilizado su teléfono celular la última vez que participó en una reunión de trabajo.

Esta es una realidad con la cual nos hemos acostumbrado a lidiar desde hace ya varios años, y aunque somos conscientes de que esto afecta la productividad de las reuniones, es una mala costumbre que muy pocas organizaciones han podido manejar adecuadamente.

Varias son las razones por las que los ejecutivos se rehúsan inconscientemente a desprenderse de su teléfono celular, aduciendo que sus funciones son tan importantes que requieren estar atentos de cualquier llamada o mensaje, pero, nos hemos puesto a pensar que por estar pendientes de aquello limitamos nuestra atención a los temas que resultan relevantes para la organización.

Si bien es cierto el teléfono móvil nos ayuda a mantenernos en contacto y ha facilitado la comunicación con nuestros colaboradores dando respuesta inmediata a situaciones que se presentan, también es cierto que estos pequeños aparatos hoy en día son uno de los principales enemigos de la productividad laboral.

En Ecuador no existen estudios respecto de este problema, y se conoce que muy pocas empresas han tomado medidas que normen el uso de teléfonos celulares en reuniones de trabajo; sin embargo, aun la gran mayoría de organizaciones no le ha prestado atención, ni mucho menos han intentado costear la pérdida que les genera la falta de políticas que reglen esta situación en su interior.

En el siguiente cuadro se detalla un ejercicio en el cual hemos estimado los valores que una empresa grande, mediana y pequeña podría estar destinando anualmente por pérdida de su productividad en reuniones. Para solicitar el archivo con el detalle del cálculo escribir a contacto@timetigether.com.ec.

Tamaño de la Empresa

Grande
Ventas > 5MM
1000 colaboradores

Mediana
Ventas < 5MM > 1MM 200 colaboradores

Pequeña
Ventas < 1MM > 100K

50 colaboradores

Nivel

Horas reunión Semanal

No. Colaboradores

Salario Promedio

No. Colaboradores

Salario Promedio

No. Colaboradores

Salario Promedio

Nivel Estratégico

20

20

$ 7.000

4

$ 5.000

2

$ 4.000

Nivel Táctico

16

40

$ 5.000

8

$ 3.500

3

$ 3.000

Nivel Operativo

12

500

$ 2.500

100

$ 1.500

25

$ 1.350

Pérdida Productividad Anual en reuniones por uso de Smartphone

$ 2.931.648,08

$ 369.667,17

$ 98.978,36

Valores calculados en función de costos por hora. Costo por hora considera 176 horas laborables e incluye 13er y 14to sueldos, fondos de reserva, vacaciones, aporte a la seguridad social. Se considera el 35% de baja en la productividad de las reuniones por uso de Smartphones

Si los datos le parecen alarmantes, debe saber que está en sus manos tomar medidas para normar el uso adecuado de Smartphones en su organización, fomentando una conciencia de productividad sin llegar a prohibir su uso a ejecutivos y colaboradores, y quizá destinando los recursos que se generen por el incremento en la productividad a programas de incentivos, capacitación y desarrollo o de esparcimiento para su colaboradores.

La pregunta es: ¿Está dispuesta su organización a seguir destinando una gran cantidad de recursos anualmente por la baja productividad de sus reuniones debido al uso inadecuado de Smartphones? La respuesta solo la tiene usted.

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